Apprenez les meilleures techniques de productivité pour libérer du temps pour faire ce qui compte vraiment
Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi certaines personnes semblent avoir une boîte de réception toujours propre et bien rangée, pendant que d'autres accumulent les messages non lus par milliers ? L'Inbox Zero pourrait bien être le secret derrière cette discipline. Créée par Merlin Mann, cette méthode s'inspire du célèbre système Getting Things Done pour transformer la gestion des e-mails en une expérience zen.
Contrairement à ce que l'on pourrait croire, l'Inbox Zero ne consiste pas à avoir zéro e-mail non lu à tout moment. L'idée est d'atteindre un niveau de stress nul lié à votre boîte de réception, en traitant vos e-mails de manière méthodique et régulière.
Pour commencer, il est essentiel de comprendre qu'à chaque fois que vous ouvrez votre boîte e-mail, il vous faut traiter chaque message. En d'autres termes, chaque e-mail est comme une lettre dans votre boîte aux lettres. Vous n'iriez pas retirer seulement quelques lettres pour laisser le reste pour plus tard, n'est-ce pas ?
1. Supprimer ou archiver sans hésitation
S'il s'agit d'un message cosmétique, tel qu'une newsletter ou un courriel informatif qui n'exige aucune action, archivez-le immédiatement. Dans Gmail ou Outlook, utilisez la touche 'E' pour archiver votre e-mail rapidement. Considérez cet archivage comme un sac à dos invisible où les e-mails ne vous dérangent plus visuellement, mais restent à portée de clic si besoin.
2. Répondre dans l'instant si possible
Appliquez la règle des "deux minutes" : si la réponse à un e-mail peut être formulée rapidement, faites-le immédiatement et archivez ensuite. En agissant de cette manière, vous évitez de relire et de rouvrir le même courriel plusieurs fois.
3. Planifier les actions nécessaires
Si l'e-mail nécessite une action que vous ne pouvez pas mener à bien immédiatement, ajoutez cette tâche à votre liste de choses à faire et archivez le message. Pour les articles ou documents longs à lire, utilisez des outils d'enregistrement pour lire plus tard.
Pour ceux ayant accumulé un nombre significatif d'e-mails non traités, adopter l'Inbox Zero peut sembler une mission insurmontable. Voici deux stratégies pour réduire considérablement le volume de votre boîte de réception :
Prenez quelques heures pour passer en revue les e-mails récents. Identifiez les messages nécessitant une réponse et archivez le reste. Ayez confiance, les e-mails archivés peuvent toujours être consultés si besoin.
Pour une approche plus radicale, sélectionnez tous vos e-mails non lus et archivez-les. Rassurez-vous, un rappel pardonnera tous les messages réellement importants qui mériteraient votre attention.
Aussi libérateur qu'il puisse être d'atteindre une boîte de réception vide, évitez de trop vous enfermer dans ce rituel si cela vous détourne de tâches réellement importantes. Fixez-vous un objectif réaliste, comme vider votre boîte de réception deux fois par semaine, par exemple les mercredis et vendredis.
L'Inbox Zero promet de réduire le stress généré par la gestion des e-mails et d'apporter un sentiment d'accomplissement. Que vous optiez pour une méthode graduelle ou radicale, l'important demeure que votre boîte e-mail devienne un atout dans votre gestion du temps. Pour approfondir vos connaissances en productivité et gestion du temps, découvrez nos formations sur La 25e Heure.
