La différence entre un échange rapide et un casse-tête par e-mail
Imaginez recevoir un e-mail comportant une cascade de requêtes si floues qu'elles pourraient mener à une boucle de 50 allers-retours. Cela vous est déjà arrivé, pas vrai ? Ce scénario est le reflet de notre incapacité à communiquer de façon explicite, notamment dans nos échanges par e-mail. Accélérer ces échanges est une compétence précieuse et pourtant, souvent négligée.
Les dangers du "curse of knowledge" dans vos e-mails
Une erreur fréquente en communication est de croire que nos interlocuteurs partagent notre cadre de référence. C’est ce qu’on appelle le "curse of knowledge”, ou la "malédiction du savoir". Pour illustrer ce biais cognitif, rappelons une expérience menée en 1990 à Stanford. Des participants devaient tapoter le rythme de chansons célèbres, et leurs partenaires devinaient. Sur 40 personnes, une seule parvenait à identifier les morceaux, alors que les tapoteurs étaient convaincus que la moitié des auditeurs aurait réussi. Appliqué à nos e-mails, cela montre que nous supposerons souvent à tort que nos messages sont clairs.
La clarté comme priorité
Pour déjouer ce biais, explicitez toujours votre propos ! Quand vous demandez "peux-tu m'envoyer le plan marketing ?", surenchérissez avec du contexte : « Dans le cadre du plan de transformation digitale, j'ai besoin du plan marketing France pour le prochain trimestre. » Plus encore, clarifiez les délais et livrables : « J’en aurais besoin pour lundi, n'y passe pas plus d'une heure, une ébauche suffira. » Ce niveau de détail encourage des réponses plus pertinentes et réduit les ambiguïtés.
Exploitez un langage précis
Croyez-le ou non, certains mots latins sont vos meilleurs alliés pour des échanges clairs :
i.e. : Clarifiez des options en cours ou peu évidentes. “Peux-tu m’envoyer le plan marketing 2022, i.e. celui validé en interne après le comité exécutif de janvier ?”
e.g. : Illustrez avec des exemples concrets. “Quels investissements sont prévus, e.g. publicité, promotions ?”
vs. : Anticipez erreurs et questions en distinguant. “Envoie la présentation en PDF (vs. PowerPoint pour éviter des problèmes de police).”
Formulez des attentes claires en début d’e-mail
Si vos e-mails sont truffés de questions et que peu d'entre elles trouvent réponse, c'est peut-être dû à leur formulation. Orientez votre rédac' en mettant les attentes d'emblée. Comparez ces deux exemples :
Exemple inefficace
J’organise une formation prochaine. L’intervenant est Adrien Durand, à 14h30 en salle Mozart. Dites-moi si vous pouvez être là. Merci de fournir votre numéro de téléphone.
Exemple efficace
J’organise une formation.
Pouvez-vous me confirmer votre présence ?
Si oui, pourriez-vous me fournir votre numéro de téléphone ?
Intervenant : Adrien Durand, 14h30, salle Mozart.
Cette structuration dissuade les réponses partielles !
Utiliser la structure "si... alors"
Cette structure est votre bouclier contre les e-mails marathon. Voyez comment un échange classique peut être optimisé :
Exemple classique
Voici ma proposition de tableau financier. Qu’en pensez-vous ?
Sur quel aspect voulez-vous mes commentaires ?
Les deux ?
Il y a une erreur sur le calcul et besoin de clarté l'apparence.
Je corrige et renvoie, est-ce suffisant ?
Amélioration
Voici ma proposition de tableau financier. Si valide, pouvez-vous l'envoyer à la comptabilité en me mettant en copie ? Sinon, vos commentaires sur le fond et la forme sont bienvenus.
Cette technique élimine les échanges fastidieux.
La puissance des images et graphes
Une image vaut mille mots. Employez des captures d'écran annotées ou des schémas pour illustrer, rendant ambiguïté et détails inutiles, obsolètes.
Conclusion : passez à l’action maintenant !
Maîtriser ces techniques permet de transformer chaque e-mail en un modèle d'efficacité et de clarté. Ces échanges optimisés sont la base d'une productivité renforcée. Ne laissez pas vos e-mails vous ralentir : formez-vous pour découvrir de telles compétences [ici](https://www.25hbook.com/interventions-et-formations). Passez à l'action et faites de chaque échange une opportunité de décision facile et rapide.
