Apprenez les meilleures techniques de productivité pour libérer du temps pour faire ce qui compte vraiment
Quel est le point commun entre retrouver un livre égaré dans une bibliothèque et localiser instantanément un fichier sur votre ordinateur ? C'est la simplicité extrême d'un système bien organisé. Pourtant, dans le cadre numérique, une autre méthode s'illustre par sa rapidité implacable : la recherche par mots-clés. Découvrons ensemble comment cette technique, lorsqu'elle est maîtrisée, devient votre alliée la plus précieuse pour gagner du temps au quotidien.
Dans le monde numérique, il est inutile de fouiller dans une multitude de dossiers pour retrouver un fichier spécifique. La magie opère à travers la barre de recherche. Imaginez : vous cherchez une proposition commerciale pour EDF réalisée en mai 2021. Plutôt que d'ouvrir successivement chaque dossier, tapez simplement "EDF prop..." et laissez la fonction de recherche vous diriger instantanément vers "EDF proposition commerciale mai 2021". Efficacité : c'est le maître mot de la méthode. Déplacer votre souris d'un dossier à l'autre ? Trop lent. Taper quelques lettres sur votre clavier ? Instantané.
Le secret d'une recherche par mots-clés efficace réside dans le nommage précis et réfléchi de vos fichiers. Pour retrouver un fichier, il est crucial de penser à votre "vous" futur. Posez-vous la question : "Quelles sont les informations que je vais vouloir utiliser pour retrouver ce document ?" Que vous choisissiez le nom du client, l'année, ou le nom de votre interlocuteur, tout doit être clair dans le nom de votre fichier, comme dans cet exemple : "EDF proposition commerciale Dupont mai 2021".
Les outils de recherche varient selon que vos fichiers soient hébergés dans le cloud ou localement. Sur des plateformes comme Google Drive ou Dropbox, une barre de recherche est toujours à disposition. Mais sur votre ordinateur, la vitesse supérieure est activée grâce aux barres de recherche flottantes comme Cortana sous Windows ou Spotlight sur Mac. En une touche de raccourci (Windows + S ou Command + Espace), ces outils surgissent de nulle part, même lorsque vous êtes en pleine rédaction d'email ou en train de surfer sur internet.
Les barres de recherche flottantes ne se limitent pas aux fichiers ; elles sont également vos raccourcis pour lancer des applications en un clin d'œil. Peu importe que vous soyez sur Windows ou Mac, rechercher et ouvrir un programme comme Google Chrome devient une opération quasi instantanée. Sur smartphone également, simplifiez vos recherches d'applications en exploitant les champs de recherche intégrés.
Bien qu'il soit tentant de se reposer entièrement sur la recherche instantanée, conserver une organisation par arborescence est toujours judicieux. Pourquoi ? Premièrement, une erreur dans le nommage d’un fichier peut arriver, et l’arborescence offre alors une seconde chance de le retrouver. Ensuite, dans un environnement de travail collaboratif, une arborescence permet à chacun de retrouver des documents suivant une logique commune.
Quand il s'agit d'organiser vos dossiers personnels, moins c'est plus. Trop de niveaux nuisent à l'efficacité. Voici une pensée sur une arborescence privée qui pourrait être adaptée :
Astuce : Numérotez vos dossiers pour les classer selon votre ordre préféré, évitant ainsi la rigidité alphabétique.
Utiliser une approche systématique pour nommer vos fichiers et structurer vos dossiers peut transformer votre manière de travailler. Que vous ayez essayé toutes les techniques sans réel succès ou que vous soyez déjà efficacement organisé, ces astuces vous permettront de mieux maîtriser votre temps.
Il est temps de repenser votre organisation numérique avec ces techniques largement prouvées à l'usage. Chercher vos fichiers avec rapidité et renoncer à l'arborescence rigide ? Certainement. Mais toujours accompagné d'une méthode réfléchie pour nommer et organiser vos fichiers. Transformez vos journées de travail et multipliez vos gains de temps en vous formant à la puissance du timeboxing. Découvrez nos formations 'La 25e Heure' pour aller plus loin, et boostez votre productivité dès maintenant. Découvrez nos formations ici.
