Apprenez les meilleures techniques de productivité pour libérer du temps pour faire ce qui compte vraiment
On est tous passés par là : coincés dans une réunion interminable, le regard perdu, se demandant comment les minutes filent aussi vite pour aussi peu de résultats. Et pourtant, éliminer les réunions de nos vies professionnelles semble impossible. Qu'on les aime ou non, elles sont inévitables. Mais ne serait-il pas judicieux de se pencher sur une question cruciale : comment rendre ces réunions aussi efficaces que possible ?
Embrasser la ponctualité est essentiel. Prenons un exemple que vous avez sans doute expérimenté : la réunion commence à 9 heures, mais un collègue se gare à la machine à café et n'arrive qu'à 9 heures 10. Le chef de projet se débat avec un câble manquant, et voilà une réunion démarrant à 9 heures 15, avec 90 précieuses minutes (pour 6 personnes) déjà évaporées dans l'ère d'entreprise. Ce simple retard d'un quart d'heure, multiplié par le nombre de participants, illustre l'impact exponentiel du non-respect de l'horaire.
Solution ? Respectez la ponctualité. Commencez à l'heure pile et anticipez les problèmes techniques en arrivant un peu plus tôt.
Le mythe du multitasking persiste, même lors des réunions. Saviez-vous que l'on perd bien plus de temps en jonglant entre ses emails et une présentation qu'en se concentrant pleinement sur une seule tâche ? Faire plusieurs choses en simultané s'avère inefficient, comme la citation de Carlson le souligne. Pour contrer cela lors de réunions, limitez les distractions électroniques. Qui n'a pas eu cette expérience où, en pleine discussion, votre collègue est absorbé par son écran, répondant à un email qui pourrait probablement attendre ?
Proposez une solution simple : demandez à tous les participants de fermer leurs ordinateurs portables et rangez les téléphones dans une "tour de téléphones" au centre de la table.
Cette règle vient d'Amazon et peut transformer l'efficacité de vos réunions. L'idée est simple : ne jamais organiser de réunion où plus de deux pizzas sont nécessaires pour nourrir tout le monde. En pratique, cela signifie maintenir un maximum de 6 personnes par réunion. Les autres peuvent être informées des décisions par e-mail. Pourquoi donc ? Plus le groupe est grand, plus la prise de décision devient compliquée. En limitant les participants, vous facilitez la communication et accélérez la prise de décision.
Le piège des réunions est souvent de trop allouer de temps. C'est là où la loi de Parkinson entre en jeu : plus vous allouez de temps à une tâche, plus elle s'étendra pour remplir cette durée. En limitant vos réunions à 30 minutes, vous encouragez la concision et favorisez un meilleur focus de tous les participants. Une réunion courte et bien menée vaut mieux qu'une longue délibération où l'attention faiblit.
Astuce : commencez toujours par les sujets qui peuvent se conclure rapidement, laissant les sujets plus vagues ou prolongés pour la fin.
En appliquant ces règles et en disciplinant votre approche, vous pouvez rationaliser le temps passé en réunion. En outre, adopter ces pratiques peut en effet améliorer significativement la productivité de vos équipes. Vous souhaitez aller encore plus loin dans l'optimisation de votre gestion du temps et découvrir plus de stratégies pour gagner la 25e heure ? Nos formations sont là pour vous aider. Découvrez ici.
Voilà, libérez le potentiel de votre entreprise avec ces nouvelles pratiques et veillez à ce que chaque minute soit investie de façon pertinente.
