Apprenez les meilleures techniques de productivité pour libérer du temps pour faire ce qui compte vraiment
La simplicité avec laquelle nous envoyons des emails aujourd'hui est aussi étonnante que le fait de voir des enfants de 12 ans maîtriser l'outil. Et pourtant, bon nombre d'entre nous, malgré la pratique quotidienne, ne tirent pas pleinement profit des fonctionnalités offertes par nos boîtes mail. Comprenons ensemble comment optimiser cet outil si incontournable.
Consulter sa boîte mail devrait être aussi plaisant que regarder un joli fond d'écran sur votre ordinateur. Que vous utilisiez Gmail, Outlook ou tout autre fournisseur, personnalisez votre espace : - **Choisissez un fond d'écran** qui vous plaise pour commencer votre journée par une note positive.- **Ajustez l'affichage** pour une vue aérée ou plus compacte selon vos goûts.Prenez exemple sur Outlook qui, tout comme Gmail, offre une multitude d'options de personnalisation.
La fonction "mode conversation" est un atout majeur pour organiser vos emails par sujet, simplifiant ainsi la gestion de vos discussions :- Un échange de dix emails ne prendra qu'une ligne au lieu de dix.- Vous verrez immédiatement le fil des réponses.Cette fonctionnalité est essentielle pour maintenir une boîte mail bien ordonnée et facile à naviguer.
Pour une boîte de réception désencombrée :- **Activez la fonction "Envoyer et Archiver"**. Cela permet d'archiver directement les emails après les avoir envoyés.- **Utilisez "Répondre à tous"** par défaut pour ne pas oublier d'inclure tous les destinataires dans vos réponses.Ces actions automatisées vous feront gagner du temps et réduiront les oublis.
Même si cela peut sembler moins pratique, gardez vos emails pro et perso dans des boîtes distinctes. Voici pourquoi :- **Évitez les distractions.** Au travail, rester concentré. À la maison, profitez sans l'influence des rapports boulot.- **Utilisez différentes interfaces**. Par exemple, usez Outlook pour le pro, Gmail pour le perso. Pour les promotions et notifications, créez une boîte dédiée ou utilisez le système d'onglets de Gmail.
Peu le savent, mais Gmail propose une fonctionnalité d'alias très pratique :- Ajoutez un "+" suivi d'un mot pour créer un alias. Exemple : jerome.dumont+promo@gmail.com.- **Utilisez des filtres** pour trier automatiquement ces emails dans des dossiers spécifiques.Cette méthode simplifie le tri et évite que votre boîte principale ne devienne une jungle.
Laissez votre email travailler pour vous grâce à des filtres bien pensés :- **Appliquez des libellés** pour les emails importants comme ceux de votre chef ou de clients principaux. Un label "VIP" en rouge par exemple.- **Réponses automatiques** : pour des sollicitations fréquentes, utilisez les réponses standardisées de Gmail ou les modèles prédéfinis d'Outlook.- **Automatisez l'archivage** de mails de confirmation comme les invitations acceptées, afin de se concentrer sur ceux qui nécessitent une action.
Inutile de se noyer dans une multitude de sous-dossiers lorsque le moteur de recherche peut faire le travail pour vous. Apprenez à utiliser :- La **recherche avancée** pour retrouver n'importe quel email en un rien de temps.- De simples **labels** pour une organisation légère mais efficace.Avec ces bases, vous êtes prêt à améliorer drastiquement votre gestion du temps et de votre productivité.
Faites de votre boîte mail un atout et non un fardeau. En appliquant ces principes, vous ouvrirez la porte à une gestion optimisée du temps. Pour aller plus loin dans ce domaine, découvrez nos formations sur le site de 'La 25e Heure'. Vous y trouverez des ressources pour parfaire votre maîtrise des outils de productivité : [https://www.25hbook.com/interventions-et-formations](https://www.25hbook.com/interventions-et-formations).
