Apprenez les meilleures techniques de productivité pour libérer du temps pour faire ce qui compte vraiment
Vous avez sans doute remarqué que les tâches non terminées ont l'art de nous hanter. Un peu comme une mélodie entêtante qui refuse de quitter notre esprit, elles reviennent sans cesse, créant une tension sous-jacente qui nous empêche de nous concentrer sur autre chose. Cela s'appelle l'effet Zeigarnik, du nom de la psychologue russe Bluma Zeigarnik. Observant les serveurs de café à Vienne se souvenir des commandes non servies, elle a formulé l'hypothèse que notre mémoire se concentre davantage sur les tâches en cours que les tâches accomplies. Et elle avait raison.
Dans notre quotidien chargé, cet effet se manifeste sous la forme d'un nuage noir de pensées, abritant toutes les tâches non accomplies. Qu'il s'agisse de rendez-vous à planifier, de courses à faire, ou de cadeaux à acheter, chaque nouvelle tâche non résolue s'ajoute à ce nuage, provoquant stress et distraction. Ce phénomène est d'autant plus percutant dans notre monde trépidant où nouveaux besoins et obligations surgissent constamment.
Pour vous libérer de ce nuage de pensées, une méthode éprouvée existe : la méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen. Cette approche repose sur une idée simple mais puissante : notre cerveau est fait pour générer des idées, pas pour servir de boîte de stockage. Pour ne rien laisser passer à travers les mailles du filet de notre mémoire, notons toutes nos tâches sur un support externe.
- Papier : Prenez un carnet ou des post-its, pratiques au bureau mais à disposer partout ailleurs. - Smartphones : Toujours à portée de main, utilisez-les pour noter vos idées instantanément avec des applications de prise de notes. - Ordinateurs : Idéal si vous travaillez souvent en fixant un écran, veillez juste à organiser vos fichiers de manière ordonnée. Le choix du support dépend de sa facilité d'accès et de la rapidité avec laquelle vous pouvez y inscrire vos pensées. L'essentiel, c'est que ce dispositif joue un rôle actif dans la capture de nouvelles tâches.
Noter vite est essentiel, mais bien formuler, c'est mieux. Au moment de capturer une idée, soyez aussi précis que possible. Par exemple, au lieu d'un vague "congés août", notez plutôt "poser congés du 3 au 25 août". En restituant précisément l'information, vous vous épargnez des migraines futures lorsque vous devez agir.
Outre les tâches personnelles, il est indispensable de gérer les attentes vis-à-vis des tâches déléguées à d'autres. Créez une section "à relancer" pour suivre les réponses attendues, qu'il s'agisse de devis professionnels ou de propositions créatives. Vérifiez régulièrement ces demandes pour éviter des délais inattendus.
La capture des tâches est la première étape de maîtrise de votre emploi du temps. La deuxième consiste en une revue fréquente de vos listes. Consacrez-y un moment chaque jour pour trier les tâches, les hiérarchiser par priorité, et les exécuter. Cette rigueur assurera que rien de critique ne reste en suspens.
Pour aller plus loin dans la gestion du temps et améliorer votre productivité, découvrez les techniques avancées comme la maybe list, la priorisation des tâches passives, la règle des deux minutes, ou encore l'art de la délégation. Ces stratégies enrichiront votre boîte à outils pour gérer plus efficacement vos obligations quotidiennes.
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