Apprenez les meilleures techniques de productivité pour libérer du temps pour faire ce qui compte vraiment
Qui ne s'est jamais senti aussi productif qu'une plante verte lors d'une réunion ? Et pourtant, même les plantes vertes ont leur importance ! Ce sentiment d'être là sans raison est bien trop familier pour beaucoup d'employés. Le vrai problème, c'est que souvent ces réunions nous volent notre temps et notre énergie précieuse. Ce billet détaille comment éviter ces pièges pour reprendre le contrôle sur votre emploi du temps.
Si vous êtes souvent celui qui organise des réunions, sachez que vous avez un pouvoir considérable pour faire gagner du temps à tout le monde. Bien souvent, la solution de facilité lorsqu'un problème survient est d'organiser une réunion. C'est devenu un réflexe conditionné par la culture d'entreprise moderne. Cependant, Thomas Sowell, un éminent économiste, a justement déclaré : "Les personnes les moins productives sont souvent celles qui préfèrent organiser des réunions."
La réunion doit remplir l'un de ces trois objectifs :
En dehors de ces scénarios, vous devriez envisager d'autres méthodes de communication, comme un simple e-mail, qui permet aux destinataires de lire le message à leur convenance.
La plupart des réunions planifiées dépassent leur durée nécessaire à cause de la loi de Parkinson : le travail s'étend pour remplir le temps alloué. Pour contrer cela, optez pour des réunions de 30 minutes par défaut. Configurez les outils de calendrier pour favoriser ce format plus court. Cela non seulement maintient les participants concentrés, mais évite aussi les discussions interminables.
Encouragez vos collègues à quitter la réunion une fois leurs sujets traités. Pour y parvenir, établissez un agenda qui aborde les points les plus pertinents en début de session. Libérer du temps à vos collègues est une bienveillance qui sera sûrement appréciée.
En tant que participant, il est crucial de refuser les invitations aux réunions où votre présence n'est pas essentielle. Évitez la réunionite aiguë en vous posant cette question simple : "Est-ce que cette réunion aurait lieu même si j'étais absent ?". Si la réponse est oui, vous pouvez décliner poliment l'invitation en proposant de lire le compte-rendu ultérieurement.
Si vous vous trouvez dans une réunion et que vos contributions sont terminées, n'hésitez pas à quitter la discussion. Prévenez dès le début, si nécessaire, pour éviter les malentendus. En visio, un bref message dans le chat suffira à signaler votre départ.
Dans certaines situations, il peut être judicieux d'envoyer un collègue à votre place, particulièrement si cette personne est mieux placée pour contribuer à la réunion. Cela allège votre emploi du temps et garantit une contribution plus pertinente au groupe.
Les réunions sont bien souvent des moments de confort où l'on peut papoter et écouter, mais elles consomment aussi un temps précieux. Pour chacun d'entre nous, il est vital de sortir de cette zone de confort afin de véritablement optimiser notre productivité. Repensez votre approche des réunions et découvrez notre formation spéciale sur La 25e Heure. Vous y apprendrez comment libérer du temps dans votre journée de travail tout en améliorant votre efficacité générale.
Et n'oubliez pas, comme l'a si bien dit Thomas Sowell : "Les personnes qui apprécient les réunions ne devraient pas être nommées responsables de quoi que ce soit." À méditer !
