Apprenez les meilleures techniques de productivité pour libérer du temps pour faire ce qui compte vraiment
Avez-vous déjà remarqué comment la simple arrivée incessante de nouveaux e-mails a le pouvoir de détourner totalement votre journée de vos véritables priorités ? Ce phénomène n'est pas rare, surtout quand la plupart d'entre nous vérifient leur boîte mail toutes les 15 minutes en moyenne.
Être esclave de ses e-mails, c'est laisser les priorités des autres diriger notre journée. Ce n'est pas idéal, surtout lorsque notre tâche nécessite une concentration continue. Si vous ne travaillez pas dans un domaine nécessitant une réponse immédiate, comme un centre d'appel, ce conseil est crucial. En vérité, les gens attendent rarement une réponse immédiate à leurs e-mails. C'est pourquoi il est stratégiquement intelligent de consulter vos messages seulement trois fois par jour : le matin, après le déjeuner et avant la fin de la journée.
Imaginez un instant que vous faites une lessive à chaque fois que vous jetez une paire de chaussettes sales dans le panier… Absurde, non ? Avec la gestion des e-mails, l'approche devrait être la même. Regroupez vos e-mails et traitez-les en blocs, de la même manière que vous faites votre lessive une fois que votre panier déborde.
Un grand pas vers une meilleure gestion consiste à désactiver toutes les notifications d’e-mails. Cela aidera à prévenir la tentation constante de vérifier votre boîte dès qu'une alerte apparaît. Fermez aussi votre boîte e-mail après chaque session de traitement et ne la rouvrez qu'au moment de votre choix. Cela pourrait être, par exemple, de 9h à 9h30, après le déjeuner, et avant de quitter le bureau.
Il existe des outils simples qui peuvent vous éviter d'ouvrir votre boîte de réception à chaque nouvelle alerte. Une extension qui masque votre boîte de réception vous permet de composer des e-mails sans la distraction des nouveaux messages. Vous interagissez avec votre boîte de réception quand vous le voulez, en cliquant seulement sur un bouton pour l'afficher.
N'ouvrez votre messagerie que lorsque vous avez le temps de traiter tous vos e-mails correctement, et évitez de les lire en réunion ou pendant vos pauses. Commencez peut-être à réduire lentement la fréquence à laquelle vous vérifiez vos e-mails jusqu'à atteindre trois fois par jour. Cette approche vous rendra moins réactif à court terme, mais infiniment plus productif.
En ce qui concerne la lecture des e-mails, le soir et le week-end devraient être des périodes sacrées et exemptes de correspondance professionnelle. Lorsqu'un e-mail professionnel est lu pendant ces moments, il génère une tâche mentale inachevée, semblable à l'effet Zeigarnik, et alourdit votre esprit. Vous finirez par stresser sur des tâches professionnelles pendant votre temps de repos.
Des chercheurs de l'Université de Colombie-Britannique ont démontré que les personnes qui vérifient leurs courriels seulement trois fois par jour ressentent moins de stress. Leurs niveaux de stress ont diminué de manière comparable aux techniques de relaxation, telles que les exercices de respiration ou la méditation. Avec 20% de temps économisé sur les e-mails, ces participants ont pu se concentrer sur des tâches plus importantes, devenant ainsi plus efficaces et productifs.
Ne surchargez pas vos collègues en leur envoyant des e-mails alors qu'ils ne travaillent pas. Si une idée lumineuse surgit pendant le week-end, rédigez-la, mais programmez son envoi pour le lundi matin. Cette courtoisie assure à chacun un espace personnel hors des préoccupations professionnelles.
En réduisant la fréquence de consultation de vos emails et en appliquant des blocs temporels spécifiques pour leur gestion, vous controlez davantage votre temps. Prêt à découvrir d'autres méthodes pour maîtriser votre emploi du temps et booster votre productivité ? Découvrez nos formations 'La 25e Heure' ici.
